El sector del transporte de mercancías por carretera deberá adaptarse a una nueva obligación administrativa a partir del 5 de octubre de 2026. Desde esa fecha, el documento de control exigido en los transportes públicos de mercancías deberá ser necesariamente digital y adoptar la forma de un Documento electrónico de Control Administrativo, conocido como DeCA.

La medida deriva de la Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible, que estableció un plazo de diez meses desde su entrada en vigor para digitalizar tanto el documento de control del transporte público de mercancías como la hoja de ruta del transporte público de viajeros.

¿A qué transportes afecta el DeCA?

La obligación afecta a los transportes públicos de mercancías por carretera realizados dentro de España, es decir, aquellos cuyo origen y destino se encuentren en territorio español.

También están incluidas las operaciones de cabotaje realizadas en España por transportistas extranjeros. Por el contrario, el DeCA no será obligatorio para los transportes internacionales, aunque una parte del trayecto discurra por territorio español.

Por tanto, la entrada en vigor del DeCA no implica que el eCMR pase a ser obligatorio el 5 de octubre para los transportes internacionales. Se trata de documentos y ámbitos de aplicación diferentes.

Un PDF digital, no un documento escaneado

El DeCA deberá generarse como un archivo PDF nativo digital, creado a partir de los datos estructurados introducidos en una aplicación informática.

No será válido convertir en PDF un documento en papel mediante un escáner, ni utilizar imágenes digitalizadas como sustituto del fichero electrónico.

El documento tendrá un tamaño máximo de 5 MB y deberá incorporar como metadatos la fecha y la hora de creación, así como las correspondientes a cualquier modificación posterior. Además, tendrá que generarse siempre antes del inicio efectivo del servicio de transporte.

Código QR y descarga directa del documento

Cada DeCA deberá almacenarse en un repositorio digital y disponer de una dirección web única y específica.

Esa dirección, o URL, deberá:

• Utilizar el protocolo seguro HTTPS.
• Cumplir, como mínimo, con el estándar TLS 1.2.
• Permitir la descarga directa del PDF.
• Permanecer operativa durante todo el transporte.
• No exigir contraseñas, identificación, credenciales ni pasos adicionales.

La URL deberá incluirse dentro del PDF mediante un código QR. El objetivo es que los agentes de inspección puedan escanearlo durante un control en carretera y descargar directamente el documento.

No será válida una dirección que lleve a una página web en la que sea necesario iniciar sesión, pulsar botones o realizar cualquier otra interacción para acceder al archivo.

¿Quién debe generar el DeCA?

La obligación de formalizar el documento corresponde tanto al cargador contractual como al transportista efectivo.

La normativa permite que el fichero sea generado por una de las partes. En ese caso, será suficiente con que la otra pueda acceder al documento y descargarlo durante el periodo obligatorio de conservación.

El cargador contractual responderá de los datos relativos a su identificación, la del transportista efectivo, el origen y destino del envío y la naturaleza y peso de la mercancía.

El transportista efectivo responderá de los datos relacionados con las autorizaciones especiales de circulación, la fecha del transporte y la matrícula de los vehículos utilizados. Ambas partes serán responsables si el documento no se formaliza o no se lleva a bordo.

El conductor podrá llevarlo en el móvil o en papel

Antes de comenzar el transporte, el conductor deberá recibir una copia del DeCA.

Podrá llevarla de cualquiera de estas formas:

• En formato electrónico, para mostrarla mediante un teléfono móvil, tableta u otro dispositivo.
• En una copia impresa en papel.
• Como un archivo independiente que contenga únicamente el código QR.

Durante una inspección, el conductor podrá presentar el documento completo con su código QR o mostrar solamente el QR que permite descargarlo.

Aunque se admite una copia impresa, las anotaciones manuscritas realizadas sobre el papel no tendrán validez para modificar el DeCA.

El documento deberá conservarse durante un año

El cargador contractual y el transportista efectivo deberán conservar los ficheros electrónicos durante al menos un año y mantenerlos a disposición de la Inspección de Transporte Terrestre.

Cada parte podrá utilizar su propio repositorio. Cuando el documento sea generado por una de ellas, la otra deberá tener la posibilidad de descargarlo durante ese periodo.

La dirección utilizada durante el control en carretera podrá dejar de permitir la descarga una vez que hayan transcurrido siete días naturales desde la finalización del servicio. Esto no elimina la obligación de conservar el archivo durante un año.

¿Qué ocurre si cambian los datos durante el transporte?

Cuando sea necesario modificar la información después de iniciado el servicio, podrán utilizarse dos procedimientos.

El primero consiste en actualizar el mismo PDF. En este caso deberán incorporarse los nuevos datos, explicar el motivo de la modificación y conservar la información anterior, indicando claramente que ya no es válida. La URL y el código QR seguirán siendo los mismos.

La segunda posibilidad es generar un nuevo PDF. Este tendrá una dirección diferente y, por tanto, un nuevo código QR. El archivo original deberá conservarse para garantizar la trazabilidad de los cambios.

En cualquiera de los dos casos, el documento actualizado deberá enviarse al conductor.

Varios envíos podrán agruparse en un solo DeCA

Será posible incluir varios servicios de mercancías en un único documento cuando el cargador contractual y el transportista efectivo sean los mismos en todos los envíos.

Cada operación deberá estar claramente diferenciada e indicar, como mínimo, el origen, el destino, la naturaleza y el peso de las mercancías. Si existen otros datos distintos entre los envíos, también deberán identificarse individualmente.

Se podrán utilizar documentos como el CMR, ADR o DI

El Ministerio permite aprovechar otros documentos empleados habitualmente en el transporte de mercancías para cumplir la función del DeCA.

Podrán utilizarse, entre otros:

• Cartas de porte.
• Documentos de transporte ADR.
• Documentos de Identificación para el traslado de residuos.
• Documentación SANDACH.
• Otros formatos utilizados para documentar servicios de transporte.

Para que sean válidos como DeCA tendrán que incluir todos los datos administrativos obligatorios, generarse como PDF nativo digital, incorporar el correspondiente código QR e identificar de manera expresa y diferenciada al cargador contractual y al transportista efectivo.

La firma no será obligatoria

El DeCA es un documento de naturaleza administrativa y no necesita estar firmado para ser válido.

No obstante, cuando el mismo archivo se utilice también como documento contractual y resulte necesario incorporar firmas, deberá utilizarse como mínimo una firma electrónica avanzada. También será válida una firma electrónica cualificada conforme al Reglamento eIDAS.

Primer paso hacia el sistema europeo eFTI

El modelo que comenzará a aplicarse el 5 de octubre supone una primera fase basada en documentos PDF, repositorios digitales y códigos QR.

Posteriormente, el sector deberá avanzar hacia el intercambio estructurado de datos previsto por el Reglamento europeo eFTI. Cuando la información del transporte se gestione y presente mediante una plataforma ajustada a este reglamento, no será necesario mostrar el DeCA con el formato PDF regulado en la resolución española.

La implantación obligatoria del DeCA exigirá que cargadores, operadores y empresas transportistas revisen sus aplicaciones, procedimientos internos y sistemas de intercambio documental antes del 5 de octubre de 2026, fecha en la que el documento de control en papel dejará de ser suficiente para los transportes afectados.